Sosiaalityön tietojärjestelmien kehittäminen tiedonmuodostuksen tueksi

Suomessa on meneillään laaja kansallinen tietojärjestelmien kehittämishanke ja myös paikallisesti sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiä ollaan uudistamassa. Tietojärjestelmien pääasiallinen tarkoitus on tukea työntekijöitä työssään [1]. Sen lisäksi nopeasti kehittyvät teknologiat ja analytiikan mahdollisuudet esimerkiksi tekoälyn muodossa kasvattavat jatkuvasti toiveita hyödyntää tietojärjestelmien dataa myös päättäjien ja tutkijoiden tahoilla. Tiedolla johtaminen on vakiinnuttanut asemaansa eri aloilla ja siitä puhutaan myös sosiaali- ja terveydenhuollon johtamisen kentällä [esim. 2]. Tietojärjestelmillä voi siis olla monta eri hyötyjä tavoittelevaa tahoa. Kenen tarpeet asetetaan etusijalle tietojärjestelmien suunnittelussa? Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kansallisessa kehittämistyössä tavoitteena on huomioida sekä asiakkaat, työntekijät, johto että tutkijat [3]. Kuinka tämä tavoite toteutetaan käytännössä?

Kansainväliset kokemukset teknologian valjastamisesta sosiaalityön tarpeisiin ovat olleet monin paikoin haastavia. Niissä on koettu kalliita epäonnistumisia, ja tämä on puolestaan turhauttanut työntekijöitä ja nostanut esiin akateemisessa keskustelussa kritiikkiä teknologisia hankkeita ja niiden toteutustapoja kohtaan. [4.] Tietojärjestelmien käyttöönoton epäonnistumisen taustalla voi olla se, että järjestelmän tuottamat hyödyt eivät kohdistu varsinaisen työn tekijälle. Tietojärjestelmien kehittämisessä tulisikin tavoitella parempaa symmetriaa, jotta niiden hyöty jakautuisi tasaisemmin eri tahoille. [5.] Esittelen tässä kirjoituksessa lyhyesti sosiaalityön tiedonmuodostuksen orientaatioiden jäsennyksen, jota voidaan hyödyntää sosiaalialan tietojärjestelmien suunnittelussa ja toteutuksessa. Jäsennys antaa välineitä tarkastella eri tahojen tiedollisia tarpeita ja odotuksia tietojärjestelmille tiedonmuodostuksen näkökulmasta. Perustan näkemykseni hiljattain valmistuneeseen pro gradu -tutkielmaani, jossa toteutin integroivan kirjallisuuskatsauksen tietojärjestelmistä osana lastensuojelun sosiaalityön tiedonmuodostusta [6]. Vaikka tutkielman näkökulma rajautui lastensuojeluun, on tuloksena esittämääni jäsennystä mahdollista soveltaa sosiaalialalla yleisesti.

Sosiaalityön ammatillinen tiedonmuodostus voidaan ymmärtää prosessina, jossa hyödynnetään sosiaalityön tiedon lähteitä eli tutkimus- ja teoriatiedon lisäksi asiantuntijatietoa, asiakkaan tietoa, formaalista tietoa sekä ammattieettistä tietoa [7]. Tiedonmuodostuksen välineinä voivat toimia kriittinen reflektio [8; 9], vuorovaikutus eri toimijoiden kesken [esim. 10] sekä dokumentaatio [ks. 11; 12]. Käytännön sosiaalityöntekijälle on keskeistä hahmottaa asiakkaan elämäntilanne ja tuen tarve sekä käytössä olevat palvelut ja verkostot mahdollisimman helposti ja luotettavasti. Asiakkaan tilanteesta muodostettavaa käsitystä voidaan kutsua tapauskohtaiseksi tiedonmuodostukseksi [6; 13]. Nykyisissä tietojärjestelmissä on paljon kehitettävää tapauskohtaisen tiedonmuodostuksen tukemiseksi. Usein haettava tieto hukkuu pitkien narratiivien sekaan tai tiedon jäsentelytapa tietojärjestelmän mahdollistamissa rajoissa ei tue hahmottamista [Esim. 14; 15; 16; 17; 18; 19]. Nykyteknologia tarjoaa paljon mahdollisuuksia tiedon esittämistavoille, joista monet visuaaliset kuvaajat tukevat hahmottamista [20; 21]. Näitä tulisi hyödyntää aiempaa enemmän myös sosiaalityön tietojärjestelmissä tapauskohtaisen tiedonmuodostuksen helpottamiseksi.

                                         
                                            Kuva: Pixabay

Toinen käytännön työssä ilmenevä tarve liittyy oman työn organisointiin. Tietojärjestelmien toivottaisiin antavan parempaa tukea omien työtehtävien hallintaan ja priorisointiin. Tätä tiedonmuodostuksen orientaatiota kutsun tehtäväkohtaiseksi tiedonmuodostukseksi. Se pitää sisällään työtehtävien hallinnan ja priorisoinnin sekä oman työn seuraamisen ja analysoinnin. Sosiaalityössä eräs keskeinen tarve on asiakasmäärien seuranta ja oman asiakaskunnan hahmottaminen. Tähän tietojärjestelmien toivotaan tuottavan nykyistä parempia ratkaisuja [18]. Tietojärjestelmien katsotaan tarjoavan entistä parempia välineitä informaation jakamiselle ammattilaisten kesken [22; 23; 24]. Parhaimmillaan tämä helpottaa tehtävien koordinointia ja säästää aikaa [15; 22].

Erityisesti lastensuojeluun kehitettyjen tietojärjestelmien kohdalla on voitu painottaa käytännön työstä nousevien tarpeiden sijaan hallinnollisia näkökulmia. Tämän orientaation olen nimennyt hallinnolliseksi tiedonmuodostukseksi. Tietojärjestelmiä on kehitetty ja jalostettu uuden julkishallinnon tarpeisiin, jolloin tietojärjestelmien sisältämän datan avulla on pyritty mm. tehostamaan toimintaa ja valvomaan työntekijöitä sekä luokittelemaan kansalaisia [14; 15; 17; 19; 23; 24]. Pahimmillaan hallinnollisista näkökulmista rakennetut tietojärjestelmät muuttavat työnkulkuja kaventaen sosiaalityöntekijöiden harkintaa ja ammatillista päätöksentekoa [17; 24; 25]. Tämä johtaa usein siihen, etteivät käytännön työntekijät koe tietojärjestelmiä oman työnsä apuvälineinä vaan jopa esteinä tai hidasteina käytännön työlle [18; 19; 24; 26; 27]. Seurauksena on todettu työntekijöiden kehittelevän erilaisia kiertoteitä tietojärjestelmien käyttöön. Työntekijät jättävät vaadittuja kenttiä täyttämättä tai käyttävät tietojärjestelmiä vastoin niiden suunniteltua tarkoitusta [17; 18; 19; 24]. Tästä puolestaan seuraa se, että järjestelmiin tallennettuun dataan ei voida enää luottaa [14; 18; 19; 26; 28; 29]. Tällöin sosiaalityön käyttämien tietojärjestelmien datan pohjalta ei voida tehdä luotettavaa analyysia hallinnollisen päätöksenteon tueksi.

Tietojärjestelmien sisältämän datan eheyden ja luotettavuuden ongelmat aiheuttavat merkittäviä haasteita eri toimijoille ja sosiaalityön tehtävälle. Hallinnollisiin tai tutkimuksellisiin tarpeisiin käytettävä tietojärjestelmien tarjoama data ei palvelekaan enää tarkoitustaan vaan johtaa virheellisiin päätelmiin [26]. Tietojärjestelmien datan eheys ja luotettavuus ovat keskeisiä edellytyksiä sille, että tiedolla johtamisessakin arvostetut hyödyt tietojärjestelmiin liittyen saadaan realisoitua. Datan louhinnasta ja tutkimuksesta tulee myös huomattavasti hankalampaa, mikäli järjestelmien sisältämään dataan ei voida luottaa. Sosiaalityön neljäs tiedonmuodostuksen orientaatio teoreettinen tiedonmuodostus voisi hyödyntää tietojärjestelmiin tallennettuja sosiaalityön asiakkaista ja käytännöstä kerättyjä tietoja nykyistä tehokkaammin. Nykyaikainen tieto- ja viestintäteknologia tarjoavatkin paljon mahdollisuuksia tulevaisuuden tutkimukselle [23; 26]. Tätä käyttötarkoitusta kuitenkin vaikeuttaa se, mikäli tietojärjestelmien sisältämä data ei ole luotettavaa.

Mikäli tietojärjestelmät rakennettaisiin tukemaan käytännön sosiaalityötä siten, että huomioitaisiin sekä tapauskohtaisen että tehtäväkohtaisen tiedonmuodostuksen tarpeet, toteutuisi tietojärjestelmien tavoite tukea käytännön työntekijöitä. Tietojärjestelmän työnkulkujen vastatessa käytännön sosiaalityön prosesseja ja tukien työtehtävien menestyksekästä toteuttamista, vakiintuu niiden käyttö sosiaalityöntekijöiden työvälineinä. Tämä johtaa yhdenmukaisempaan järjestelmän käyttöön ja sitä kautta eheään dataan. Eheä data puolestaan tarjoaa luotettavaa tietoa tilastojen ja tiedolla johtamisen tarpeisiin. Myös tutkimuksen mahdollisuudet hyödyntää tietojärjestelmien dataa paranevat, kun tietojärjestelmät ovat saumaton osa arjen sosiaalityötä ja niiden tarjoama data kuvaa luotettavalla tavalla sosiaalityön ilmiöitä. Näin ollen on mahdollista rakentaa tietojärjestelmiä, jotka palvelevat eri tahoja aiempaa tasapuolisemmin.

                                            Kuva: Tiedonmuodostuksen orientaatiot ja tietojärjestelmä [6]

On tärkeää ottaa opiksi maailmalta raportoiduista kokemuksista [esim. 30; 31] ja välttää toistamasta samoja virheitä Suomessa nyt, kun tietojärjestelmien kehittäminen on ajankohtaista. Tarvitsemme lisää tutkimusta tietojärjestelmistä käytännön työntekijöiden ja asiakkaiden näkökulmista. On tärkeää huolehtia siitä, että sosiaalihuollon tietojärjestelmiä kehittävillä ammattilaisilla on riittävän monipuolinen osaaminen sekä teknologian että sosiaalialan näkökulmista. On panostettava moniammatilliseen yhteistyöhön ja sen edellytysten tukemiseen. Vain näillä keinoilla voimme todella onnistua rakentamaan tietojärjestelmiä, jotka aidosti palvelevat sekä sosiaalityön ammattilaisten, asiakkaiden, tutkijoiden että myös johdon ja päättäjien tarpeita ja joiden avulla täytetään tietojärjestelmille asetetut odotukset ja saavutetaan niistä saatavat hyödyt.

Susi Salovaara

YTM, eSosiaalityön maisterikoulutus, Lapin yliopisto

Sovelluskehittäjä, Apotti-hanke

Lähteet:

[1] Mursu, A. & Tiihonen, T. 2011: Kestävä tietojärjestelmäkehitys organisaatiossa. Teoksessa Laakkonen, M. & Lamminpää, S. & Malaprade, J. (toim.): Informaatioteknologian filosofia. Rovaniemen yliopistokustannus. Rovaniemi, 361–373.

[2] Raatikainen, J. 2014: Sosiaalityön lähi- ja keskijohdon johtamisosaaminen. Teoksessa: Niiranen, V. & Joensuu, M. & Lammintakanen, J. & Kerkkänen, M. (toim.) Johtajana muutoksissa. Kuntaliitto ACTA 253. Helsinki, 125–128.

[3] Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palveluiden tukena 2014: Sote-tieto hyötykäyttöön -strategia 2020. Sosiaali- ja terveysministeriö. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-3548-8.

[4] Tregeagle, S. 2016: Heads in the cloud: An example of evidence-based information and communication technology in child welfare. Journal of Technology in Human Services 34 (2), 224–239.

[5] Dix, A. 2004: Human-computer interaction. 1. painos 1998. Prentice Hall. Harlow.

[6] Salovaara, S. 2018: Tietojärjestelmät osana lastensuojelun tiedonmuodostusta. Pro gradu -tutkielma. Lapin yliopisto. http://urn.fi/URN:NBN:fi:ula-201805031166.

[7] Karttunen, T. & Hietamäki, J. 2014: Tiedon käytön kysymyksiä ja haasteita sosiaalityön asiakastyössä. Teoksessa Haverinen, R. & Kuronen, M. & Pösö, T. (toim.): Sosiaalihuollon tila ja tulevaisuus. Osuuskunta Vastapaino. Tampere, 320–336.

[8] Karvinen-Niinikoski, S. & Tapola, M. 2005: Tieto nousee kentältä. SOCCA:n ja Heikki Waris -instituutin julkaisuja 2. SOCCA ja Heikki Waris -instituutti. Helsinki.

[9] Fook, J. 2016: Social work. A critical approach to practice. 3. uudistettu painos. 1. painos 2002. Sage Publications. Los Angeles.

[10] Räsänen, J-M. 2014: Tietotekniikkaan pohjautuva asiakastiedon käyttö sosiaalipäivystyksessä: Etnometodologinen puheen ja vuorovaikutuksen tutkimus. Acta Electronica Universitatis Tamperensis 1416. http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-44-9447-5.

[11] Kääriäinen, A. 2003: Lastensuojelun sosiaalityö asiakirjoina. Dokumentoinnin ja tiedonmuodostuksen dynamiikka. Sosiaalipolitiikan laitoksen tutkimuksia 1. Helsingin yliopisto. Helsinki.

[12] Kääriäinen, A. 2016: Sosiaalityön dokumentointi: suhde tietoon ja toimintaan. Teoksessa Törrönen, M. & Hänninen, K. & Jouttimäki, P. & Lehto-Lundén, T. & Salovaara, P. & Veistilä, M. (toim.): Vastavuoroinen sosiaalityö. Gaudeamus. Helsinki, 189–197.

[13] Salovaara, S. 2017: Tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Teoksessa Kivistö, M. & Päykkönen, K. (toim.): Sosiaalityö digitalisaatiossa. Lapin yhteiskuntatieteellisiä julkaisuja, C. Työpapereita, 58. Lapin yliopisto. Rovaniemi, 59–72.

[14] Parton, N. 2009: Challenges to practice and knowledge in child welfare social work: From the 'social' to the 'informational'? Children and Youth Services Review, 31 (7), 715–721.

[15] Peckover, S. & Hall, C. & White, S. 2009: From policy to practice: The implementation and ne-gotiation of technologies in everyday child welfare. Children & Society, 23 (2), 136–148.

[16] White, S. & Wastell, D. & Broadhurst, K. & Hall, C. 2010: When policy o'erleaps itself: The 'tragic tale' of the integrated children's system. Critical Social Policy, 30 (3), 405–429.

[17] Pithouse, A. & Broadhurst, K. & Hall, C. & Peckover, S. & Wastell, D. & White, S. 2012: Trust, risk and the (mis)management of contingency and discretion through new information technologies in children's services. Journal of Social Work, 12 (2), 158–178.

[18] Huuskonen, S. & Vakkari, P. 2013: “I did it my way”: Social workers as secondary designers of a client information system. Information Processing & Management, 49 (1), 380–391.

[19] De Witte, J. & Declercq, A. & Hermans, K. 2016: Street-level strategies of child welfare social workers in flanders: The use of electronic client records in practice. British Journal of Social Work, 46 (5), 1249–1265.

[20] Huuskonen, S. 2014: Recording and use of information in a client information system in child protection work. Acta Electronica Universitatis Tamperensis 1387. http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-44-9368-3.

[21] Koponen, J. & Hildén, J. & Vapaasalo, T. 2016: Tieto näkyväksi. Informaa-tiomuotoilun perusteet. Aalto-yliopiston julkaisusarja. Taide + muotoilu + arkkiteh-tuuri 1. Aalto-yliopisto. Helsinki.

[22] Peckover, S. & White, S. & Hall, C. 2008: Making and managing electronic children: E-assessment in child welfare. Information, Communication & Society, 11 (3), 375–394.

[23] Tregeagle, S., & Darcy, M. 2008: Child welfare and information and communication technology: Today's challenge. British Journal of Social Work, 38 (8), 1481–1498.

[24] Hall, C. & Parton, N. & Peckover, S. & White, S. 2010: Child-centric information and communication technology (ICT) and the fragmentation of child welfare practice in england. Journal of Social Policy, 39, 393–413.

[25] Koskinen, R. 2014: One step further from detected contradictions in a child welfare unit - a constructive approach to communicate the needs of social work when implementing ICT in social services. [Askel eteenpäin lastensuojeluyksikössä esiin tulleista ristiriidoista-rakentava, sosiaalityön tarpeista nouseva lähestymistapa informaatio- ja kommunikaatioteknologian käyttöönottoon sosiaalipalveluissa] European Journal of Social Work, 17 (2), 266–280.

[26] Gillingham, P. 2011: Computer-based information systems and human service organisations: Emerging problems and future possibilities. Australian Social Work, 64 (3), 299–312.

[27] Huuskonen, S. & Vakkari, P. 2015: Selective clients' trajectories in case files: Filtering out information in the recording process in child protection. British Journal of Social Work, 45 (3), 792–808.

[28] Winship, K. 2012: Data mining in children and family services: The contra costa county experience. Journal of Evidence-Based Social Work, 9 (1–2), 19–26.

[29] Gillingham, P. 2016: Predictive risk modelling to prevent child maltreatment and other ad-verse outcomes for service users: Inside the 'black box' of machine learning. British Journal of Social Work, 46 (4), 1044–1058.

[30] Munro, E. 2011: The Munro review of child protection: Final report: A child centred system. https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/175391/Munro-Review.pdf.

[31] Gillingham, P. 2015: Electronic information systems in human service organisations: The what, who, why and how of information. British Journal of Social Work 45 (5), 1598–1613.